El área de Operaciones puso en marcha una plataforma que reúne en un solo lugar las consultas y reclamos de los expositores durante la feria y el seguimiento de los proyectos especiales. El módulo de tickets ya operó en ExpoVivienda y Motortec; el segundo tendrá su marcha blanca en SeguridadExpo.
Cuando una feria abre sus puertas, todo parece estar en su lugar: los stands terminados, los accesos funcionando, los servicios coordinados. Detrás de esa escena hay meses de trabajo, revisiones y decisiones que deben avanzar en los tiempos correctos. Y durante los días de montaje, cientos de solicitudes que llegan al mismo tiempo y necesitan respuesta.
A principios de año, y con ese diagnóstico, el área impulsó junto a un facilitador local la puesta en marcha de Monday, un software que permite organizar tareas, responsables, fechas, documentos y estados de avance en tableros compartidos, de modo que los equipos manejen la misma información sobre qué debe ocurrir en cada etapa.
"La idea es consolidar los procesos operativos en un solo lugar. Antes la información quedaba repartida en correos y planillas; ahora cada proyecto tiene su registro, con sus documentos y su estado de avance a la vista de todos", explica Fabián Astudillo, encargado de procesos e información de FISA y líder del proyecto.
El primer módulo en funcionar fue el de tickets, donde expositores y productoras registran sus consultas o incidencias en un formulario breve. Cada caso queda clasificado por categoría -energía, mobiliario, entre otras-, prioridad y responsable, con derivación automática al área o proveedor correspondiente, y puede seguirse hasta su cierre. Debutó en ExpoVivienda y Motortec, con un balance favorable: las solicitudes dejaron de circular por correo o mensajería y quedaron concentradas en un solo tablero. La meta es llegar con el sistema afinado a las ferias de mayor volumen -Espacio Food & Service, Expomin y Aquasur-, donde la operación se vuelve más compleja.
Ese registro tiene un segundo efecto, menos evidente. "Los reclamos son data. Cuando quedan registrados podemos medir, ver dónde se repiten los problemas y corregir para la feria siguiente", señala Carola Fuentes, gerente general de FISA. Un caso aislado se resuelve y se olvida; el conjunto muestra dónde falla el servicio y en qué momento del montaje se concentran los problemas.
El otro frente es el de los proyectos especiales: espacios que se apartan del stand modulado tradicional -el que llega listo para instalarse, con paneles y mobiliario- y que, por sus diseños y requerimientos técnicos, deben revisarse caso a caso antes del montaje. Cada uno exige memoria de cálculo, planos de elevación y laterales, datos isométricos, entre otros y, cuando corresponde, autorización especial si se supera la altura máxima permitida. En una feria como Expomin, que reúne cerca de 1.300 expositores, entre 500 y 600 desarrollan proyectos de este tipo: unos ocho documentos por empresa, cerca de cuatro mil antecedentes técnicos que deben recibirse, revisarse y aprobarse dentro de plazo.
La plataforma ordenará el recorrido completo de esos proyectos, desde la recepción de los primeros antecedentes hasta la aprobación final del diseño. El proceso queda organizado en tres pasos: el expositor completa un formulario asociado a un ID único; solo entonces avanza al pago del derecho de producción y garantía, calculado según los metros cuadrados de su proyecto; y una vez realizado, se habilita la carga de la documentación técnica.
Cada propuesta queda registrada con sus planos, observaciones, responsables y plazos, y conserva su historial completo: si un plano cambia de versión, será posible consultar los antecedentes y saber cuál fue el último documento aprobado. Las alertas anticipan fechas próximas a vencer, evitando que las correcciones se concentren en los días previos al montaje. Ese módulo entrará en marcha blanca durante SeguridadExpo, lo que permitirá probarlo en condiciones reales.
Y aunque buena parte de esto ocurre detrás de escena, sus resultados deberían sentirse en la relación con los expositores: respuestas más claras y mayor certeza sobre el estado de sus proyectos. "Ha sido desafiante, no lo voy a negar, pero también muy entretenido", resume Fabián.